30分でできる！AIツールお試し入門：文章要約からはじめよう

●長い資料や報告書を読む時間がなくて困っている
●会議の議事録から重要ポイントだけを抽出したい
●取引先からの長文メールの要点を素早く把握したい
●情報収集の効率を上げて、より多くの情報をインプットしたい

ビジネスパーソンの多くが日々、膨大な文書との格闘を強いられています。メール、レポート、ニュース記事、議事録...。全てに目を通す時間はありません。

本記事では、AIツールを使った文章要約の方法を初心者向けに解説します。AIを業務に取り入れる第一歩として、最も手軽でありながら効果的な「文章要約」から始めてみましょう。たった30分で、あなたの情報処理能力を劇的に高めることができます。

まずは、ビジネスパーソンが日常的に行っている文章処理作業の現状を見てみましょう。

1.長文資料の通読
2.重要ポイントのマーキングや抽出
3.要点のまとめ作成
4.他のチームメンバーへの共有

1つの資料処理に1時間以上かかることも珍しくありません。特に、以下のような状況ではさらに時間を要します。

●専門用語が多く含まれる技術文書
●複数の議題が混在する会議議事録
●論点が明確でない報告書や提案書
●異なる意見や見解が並列されている調査レポート

こうした文書処理は、業務時間の多くを占める「見えない時間泥棒」になっているのです。

それでは、AIを活用して文章要約を効率化する具体的な方法をご紹介します。

文章要約を行う上で最も重要なのは、AIへの「指示の出し方」です。明確な指示を与えることで、以下のようなメリットが生まれます。

●必要な情報だけを抽出できる
●要約の長さや形式をコントロールできる
●目的に応じた要約スタイルが得られる
●専門性のレベルを調整できる

では、実際の要約プロンプトを作成していきましょう。以下のようなプロンプトをChatGPTに入力します。

実際に、ある四半期決算報告書をChatGPTに要約してもらった結果が以下です。

＜出力結果＞

たった数秒で、元の文書（約2,000字）から重要ポイントだけを抽出できました。

次に、目的に応じた要約方法をマスターしましょう。ビジネスシーンでは、同じ文書でも読み手や目的によって必要な情報が変わります。以下の目的別プロンプトを参考に、状況に応じた要約テクニックを身につけましょう。

実際の出力例は以下の通りです（2. 技術文書の平易化の場合）。

＜出力結果＞

長い文章を要約する場合は、以下のステップで効率よく処理しましょう。

文字数制限を超える長文は、いくつかのセクションに分割して要約します。

文書の内容を質問形式で抽出することで、必要な情報だけを効率的に得られます。

複数の文書を比較する場合に効果的です。

最後に、ChatGPTからの要約結果を最大限に活用するためのポイントをご紹介します。

●最初の要約結果が不十分な場合は、「もう少し〇〇の観点を詳しく」「△△については省略して」など追加指示を出す
●専門用語が多い場合は「この分野の専門家として要約して」と指示するとより正確になる
●重要キーワードがある場合は「〇〇、△△というキーワードを必ず含めて」と指定する

●AI要約はあくまで下書き・たたき台として活用する
●重要な意思決定に影響する場合は、原文との整合性を必ず確認する
●要約から漏れた重要情報がないか確認し、必要に応じて追加する
●社内共有前に、機密情報や不適切な表現がないかチェックする

●定例会議の資料は事前にAI要約して共有し、会議時間を短縮する
●業界レポートやニュースをAI要約して、トレンド情報を効率的に収集する
●顧客からのフィードバックを要約・分類し、改善点を素早く把握する
●プロジェクト報告書を役職や部署ごとに異なる視点で要約して共有する

以下のような理由から、文章要約はAI活用の入門として最適な使い方だと言えます。

1.すぐに効果を実感できる：長文の文書が数秒で要約され、時間節約効果が明らかです
2.リスクが低い：要約結果は自分でチェックできるため、重大な誤りを防げます
3.スキル習得が容易：プロンプトの基本パターンを覚えるだけで、すぐに活用できます
4.応用範囲が広い：メール、報告書、ニュース、論文など、あらゆる文書に適用できます

AIツールの導入は、まず小さく始めて成功体験を積み重ねていくことが大切です。文章要約という身近なタスクから始めることで、AI活用の基礎を身につけながら、徐々に他の業務にも応用していきましょう。

ぜひご自身の業務の中で、AIによる要約にチャレンジしてみてください。わずか30分で、情報処理能力を大幅に向上させることができるはずです。