AIで社内通知文を瞬時に作成！時間がかかる文章作成を効率化

●社内通知文を書くたびに「どう表現すればいいか」で悩む
●部署によって通知文のトーンがバラバラで統一感がない
●「緊急性」や「重要度」を適切に伝える文章が思い浮かばない
●同じような内容なのに毎回ゼロから文章を考えている

毎月のように発生する社内通知文の作成。実は多くの企業が「文章作成」の部分で時間を浪費しています。

「会議室の予約ルール変更」「システムメンテナンス」「新制度の導入」など、内容自体は決まっているのに、それを「どう文章にするか」でむやみに時間をかけていないでしょうか？

本記事ではChatGPTを活用して、社内通知文の質を保ちながら作成時間を大幅に削減する具体的な方法をご紹介します。

まずは、曖昧な社内通知文が原因で発生する問題点を見てみましょう。

1.解釈の多様性による混乱：「必要に応じて」「適宜」といった表現は人によって解釈が異なり、部署間の対応にばらつきが生じます。

2.責任の所在の不明確さ：「担当者は確認する」という表現では、誰が、いつまでに、どのように確認するのかが不明確です。

3.例外処理の曖昧さ：「原則として」という表現は例外を認めていますが、その例外がどのような場合なのか明示されていないことが多いです。

4.測定不能な基準：「十分な」「適切な」などの表現は、何をもって十分・適切とするのかの基準が示されていないため、評価が困難です。

このような曖昧な表現は、以下のような具体的な問題を引き起こします。

●業務の非効率化（同じ規定の解釈について何度も議論する）
●コンプライアンスリスクの増加（規定の抜け穴が生まれる）
●社員の不満や混乱（「どうすればいいのか分からない」状態になる）
●監査時の指摘事項の増加（ルールが明確でないため対応が不十分になる）

さらに、1つの通知文作成に1時間以上かかってしまうケースも珍しくないでしょう。社内通知文の作成は、毎回内容には大差がない割に、多くの時間と労力を必要とする業務なのです。

そんな時間のかかる通知文作成の悩みを解決するために、ここからはChatGPTを活用して、社内通知文の作成を効率化する具体的なテクニックをご紹介します。

社内通知文を効率化する上で最も重要なのは、通知の「型」を決めることです。テンプレートを先に用意しておくことで、以下のようなメリットが生まれます。

●通知文作成時の思考時間を大幅に削減
●文体と情報の一貫性を保証
●重要な情報の記載漏れを防止
●社内での理解度向上

特に、定期的に発生する通知業務では、毎回同じような構成要素を考え直す必要がなくなり、「内容」だけに集中できるようになります。

では、実際のテンプレート作成を始めていきましょう。以下のようなプロンプトをChatGPTに打ち込みます。

実際に、ChatGPTが出力した結果の一例が以下です。

＜出力結果（2パターンを抜粋）＞

次に、Step1の出力結果の中で良さそうなものを選び、それに対して異なる緊急度設定を行いましょう。以下の理由から、社内通知においてトーン設定は非常に重要です。

●優先度の明確化：緊急度に応じた文体で、読み手の行動を促進する
●情報の正確な伝達：重要度に応じた詳細レベルで、必要な情報を漏れなく提供
●組織全体の効率化：統一されたトーンで、社内コミュニケーションの質を向上させる

トーン設定をする際は、以下のようなポイントに気をつけると、より効果的な通知文になります。

●件名での緊急度表示（【緊急】【重要】【お知らせ】など）
●文末の表現（命令調 vs 依頼調）
●具体的な数値や期限の記載頻度
●アクション項目の明示

それでは、先ほどの通知文を3つの異なる緊急度で書き換えてみましょう。

＜出力結果1：緊急度高＞

＜出力結果2：緊急度中＞

＜出力結果3：緊急度低＞

Step2までの作業で、緊急度に応じた通知文の「型」を作ることができました。次は、これらの型の中から「実際の通知内容」にマッチしたものを選び、具体的な通知文として仕上げていきます。

ここでは、実際によくある「会議室利用ルール変更」の通知を例に、「緊急度：中」のテンプレートを活用してみましょう。Step1、2の内容を踏まえた以下のようなプロンプトを利用することで、実際の通知文作成を効率化できます。

＜出力結果＞

ChatGPTから出力結果を得たら、以下のステップで実際の通知文へと仕上げていきましょう。

●日付、時間、連絡先などの具体的な情報が正確か確認
●社内規定や法令に沿った表現になっているかチェック
●必要な承認プロセスを経ているか確認

●部署固有の事情や専門用語があれば調
●読み手のITリテラシーに合わせて説明レベルを調整
●必要に応じて補足資料の添付を検討

●メール、社内掲示板、チャットツールなど適切な配信チャネルを選択
●緊急度に応じた配信タイミングの調整
●必要に応じてリマインダーの設定

●質問が想定される項目のFAQ準備
●問い合わせ対応の体制確認
●実施後の効果測定方法の検討

このように、ChatGPTの出力はあくまでも「下書き」として捉え、最後は人間の手で必要な調整を加えていくことで、効率的かつ質の高い通知文が作成できます。

ChatGPTを活用した社内通知文作成の効率化は、以下の4ステップで実現できます。

1.通知文テンプレートの基盤作成
2.緊急度別のトーン設定
3.カスタマイズされたテンプレートの活用
4.人の手による仕上げと品質確保

重要なのは、自社の業務特性や組織文化を踏まえた適切なプロンプト設計です。まずは1つの通知パターンから始めて、実際に社内の反応を見ながらテンプレートやトーン設定を微調整していくことをお勧めします。

このアプローチにより、1通あたり1時間程度かかっていた通知文作成作業を、質を落とすことなく20〜30分程度まで短縮することが可能です。ぜひ本記事で紹介した手順を参考に、自社に最適な社内コミュニケーションプロセスを構築してみてください。