AIを使ってみたいけど不安な人へ！メールの文章校正から始める最初の一歩

●メールの誤字脱字が多く、相手に悪印象を与えていないか不安
●文章の長さや構成に自信がなく、何度も書き直して時間がかかる
●「伝わる文章」と「伝わらない文章」の違いがよく分からない
●「です・ます調」と「である調」の混在など、文体の統一ができていない

ビジネスパーソンの多くが、日々の業務でのメール作成に悩みを抱えています。「急いでいるときに限って誤字を送ってしまう」「文章が長すぎるせいで、要点が伝わっていない」といった経験はありませんか？

本記事では、AIを全く使ったことがない方でもできる、ChatGPTを活用したメールの文章校正の具体的な方法をご紹介します。AI活用を身につける第一歩として、最も身近なテキストコミュニケーションから改善していきましょう。

まずは、ビジネスメールにおける典型的な問題点を見てみましょう。

1.誤字脱字による信頼の低下：単純なミスでも、相手に「注意力が足りない」という印象を与えかねません。

2.冗長な文章構成：要点が分かりにくく、読み手の時間を奪い、重要な情報が埋もれてしまいます。

3.曖昧な表現：「できるだけ早く」「なるべく」といった言葉は、期限の解釈にばらつきを生じさせます。

4.文体の不統一：「です・ます調」と「である調」が混在するなど、プロフェッショナルさに欠ける印象を与えます。

これらの問題は、以下のようなビジネス上のリスクにつながります。

●取引先との関係悪化（誤解や不信感を生む）

●業務効率の低下（説明の追加や修正のやり取りが増える）

●重要な判断の遅延（意図が伝わらず決裁が遅れる）

●社内での評価低下（「コミュニケーション能力が低い」と判断される）

特に入社1〜3年目の若手社員は、このような問題に気づかないまま同じミスを繰り返し、知らず知らずのうちに自身の評価を下げてしまっているケースも少なくありません。

ここからは、ChatGPTを活用した文章校正の具体的な方法を紹介します。AIを初めて使う方でも安心して取り組める、非常にシンプルなステップです。

校正してほしいメール文と、どのような点を修正してほしいかをChatGPTに伝えます。以下のようなプロンプトを入力してみましょう。

ChatGPTは入力された文章を分析し、改善点を指摘した上で修正案を提示してくれます。以下は、実際の出力例です。

＜出力結果＞

ChatGPTの提案を見て、自分のメールに適用する内容を選びます。すべての提案を採用する必要はなく、自分のスタイルや社内ルールに合わせて取捨選択しましょう

基本的な校正に慣れてきたら、さらに一歩進んだ活用方法にチャレンジしてみましょう。

メールの目的や相手によって、適切な文体や表現は変わります。以下のようなプロンプトで、より状況に合わせた校正が可能です。

よく送るパターンのメールは、テンプレート化しておくと効率的です。ChatGPTに複数のパターンを作成してもらい、状況に応じて使い分けましょう。

海外の取引先とやり取りする場合、文化的な違いを考慮したメール作成が重要です。ChatGPTに文化的背景を伝えることで、より適切な表現を提案してもらえます。

ChatGPTを活用したメール校正は、AIを業務に取り入れる最初のステップとして最適です。その理由は以下の3点です。

1.リスクが低い：校正結果は必ず人間が確認するため、AIの誤りによる重大な問題が生じにくい

2.即効性がある：導入当日から効果を実感できる

3.学習効果が高い：AIとのやり取りを通じて、自身のライティングスキルも向上する

AIの活用に不安を感じている方は、ぜひメールの校正から始めてみてください。文章の質の向上だけでなく、「AIとどう付き合うか」を学ぶ貴重な経験にもなるでしょう。

最初は単純な校正から始め、徐々に応用的な使い方へとステップアップしていくことで、無理なくAIを自分の仕事の味方にすることができます。このプロセスを通じて重要なのは、AIとの適切な役割分担です。AIは完璧ではなく、あくまでも「知的なアシスタント」という立場。最終的な判断や責任は人間にあることを忘れずに、上手に活用していきましょう。