AIへの指示が初めてでも大丈夫！会議メモから簡単に議事録を作る方法

●AIに何を指示すればいいのか分からない
●ChatGPTの使い方が難しそうで手が出せない
●会議の議事録作成に時間がかかりすぎる
●メモを見やすい議事録にするのが面倒
●「AIで何ができるのか？」という具体的なイメージが湧かない

ChatGPTなどのAIツールを使ってみたいけれど、「何を聞いていいか分からない」「どう指示すれば欲しい回答が得られるの？」と悩んでいませんか？

本記事では、AIを初めて使う方でも簡単に活用できる具体例として、「会議メモから議事録を作る方法」をご紹介します。これなら特別な知識がなくても、すぐにAIの便利さを実感できるはずです。

まずは、一般的な議事録作成のプロセスを見てみましょう。

1.会議中にメモを取る
2.メモを整理して文章にする（30分〜1時間）
3.読みやすく体裁を整える（15分〜30分）
4.関係者に共有する（5分〜10分）

1回の会議につき、少なくとも1時間以上の追加作業が発生します。特に以下のような場合は、さらに時間がかかることもあるでしょう。

●長時間の会議で大量のメモがある
●複数の議題が話し合われた
●専門用語が多く出てきた
●議論が活発で整理が難しい

議事録作成は重要ですが、これらの作業が本来の業務を圧迫していることも事実です。

AIを使えば、議事録作成が格段に簡単になります。特別な知識は不要で、会議で取ったメモさえあれば大丈夫です。

まずは、会議中に取ったメモを用意しましょう。箇条書きでも、単語の羅列でも構いません。具体例を見てみましょう。

4/20 営業会議メモ

・参加者：鈴木部長、田中、佐藤、山田、私

 - B商品が予想を下回る（-5%）

 - 既存顧客のリピート率低下（-3ポイント）

 - リピート促進キャンペーンの検討

 - 新規顧客獲得：15社以上 ・次回：5/10 10：00〜 このような簡単なメモで十分です。完璧である必要はありません。

ChatGPTを開き、以下のような簡単な指示（プロンプト）を入力します。

たったこれだけで、ChatGPTは議事録を作成してくれます。最初は難しく考えず、シンプルな指示から始めましょう。

ChatGPTが生成した議事録を確認しましょう。

＜出力結果＞

もし内容や形式を調整したい場合は、追加の指示を出すことができます。

＜プロンプト＞

以下の点を修正してください。

1. 会議の開催場所を「本社会議室A」として追加
2. 「議題」ではなく「報告事項」「検討事項」などに分けてほしい
3. 決定事項を箇条書きで明確にまとめてほしい

このように、対話形式で少しずつ調整していくことができます。

AIへの指示は、最初から完璧である必要はありません。以下のように段階的なステップを踏んでいきましょう。

「このメモを議事録にしてください」というシンプルな指示でも十分に機能します。AIは、意外なほど柔軟に対応してくれます。

慣れてきたら、以下のような条件を追加してみましょう。

よく使う形式があれば、AIにテンプレートを作ってもらうこともできます。

AIへの指示の仕方がわからない方も、まずは手持ちの情報をそのままAIに伝えることから始めてみましょう。特に議事録作成においては、

1.箇条書きメモを用意する
2.シンプルな指示でAIに伝える
3.結果を確認し、必要に応じて調整する

これだけで、作成時間を大幅に短縮できます。本来の業務に集中できる時間が増え、AIの便利さを実感できるはずです。

AIへの指示は、初めは完璧でなくても大丈夫。あなたの持っている情報（メモ）を、まずはそのまま伝えてみることから始めてみましょう。「AIを使いこなす」の第一歩は、実はとても簡単なのです。