社内規定文書をAIでブラッシュアップ！ 曖昧な表現を無くす具体的テクニック

●文書のレビューや承認プロセスが長期化し、業務効率が低下している

多くの企業が抱える「社内規定文書」の悩み。「解釈が人によって異なる」「具体的な指示になっていない」といった問題を抱えながらも、改定には膨大な時間がかかるため、問題を放置したままになっていませんか？

本記事では、ChatGPTやClaudeなどのAIを活用して、曖昧な表現を排除し、明確で実用的な社内規定文書に効率よくブラッシュアップする具体的な方法をご紹介します。

まずは、典型的な社内規定文書の問題点を見てみましょう。

「必要に応じて」「適宜」といった表現は人によって解釈が異なり、部署間の対応にばらつきが生じます。

「担当者が確認する」という表現では、誰が、いつまでに、どのように確認するのかが不明確です。

「原則として」という表現は例外を認めていますが、その例外がどのような場合なのか明示されていないことが多いです。

「十分な」「適切な」などの表現は、何をもって十分・適切とするのかの基準が示されていないため、評価が困難です。

こうした曖昧な表現は、以下のような具体的な問題を引き起こします。

そんな社内規定文書の悩みを解決するために、ここからはChatGPTを活用して、曖昧な表現を具体的でわかりやすい表現に変換する手順をご紹介します。

まず始めに、現在の社内規定文書から曖昧な表現を洗い出し、分類することが重要です。分析を効率化するために、以下のようなプロンプトをChatGPTに入力してみましょう。

＜出力結果＞

このように、AIを使って曖昧な表現を特定し、その問題点と改善案を一度に洗い出すことができます。

次に、Step 1で特定した曖昧表現を具体的な表現に変換しましょう。この段階では、自社の実情に合わせた現実的な表現にすることが重要です。

＜出力結果＞

このように、ChatGPTを活用することで、曖昧だった表現を具体的かつ明確な表現に変換することができます。

改善した文書が本当に曖昧さを排除できているか、AIを使って再チェックします。この段階では、特定の視点からの分析を依頼することで、さらなる改善点を見つけることができます。

＜出力結果＞

このようなフィードバックを基に、文書をさらに改善していくことができます。

新しい規定文書が実際に機能するかを確認するため、仮想的なシナリオを用いたテストをAIに依頼してみましょう。

＜出力結果＞

このような具体的なシナリオテストにより、新しい規定が実際の業務シーンでどのように機能するかを検証できます。

AIを活用した社内規定文書のブラッシュアップは、以下の3つのポイントを押さえることで効果的に実施できます。

3.継続的な改善サイクルの確立

このアプローチにより、従来は膨大な時間と労力を要していた規定文書の改善作業を、質を高めながら効率化することが可能です。特に、曖昧な表現の特定と具体的な代替案の生成というAIの得意分野を活用することで、より実用的な規定文書を作成できます。

ぜひ、本記事で紹介した手順を参考に、自社の規定文書改善にAIを活用してみてください。明確な規定文書は、業務の効率化だけでなく、コンプライアンスリスクの低減や社員の安心感向上にもつながります。